فصل ۲: زمان خود را بشناسید

مدیران همواره از کمبود منابع، سرمایه و نیروی انسانی گلایه دارند، اما دراکر یادآور می‌شود که برای هر منبعی می‌توان جایگزینی یافت یا کمبود آن را با استقراض جبران کرد؛ به جز زمان. زمان به طور کامل کشش‌ناپذیر است؛ نه می‌توان بر عرضه آن افزود، نه می‌توان آن را خرید یا اجاره کرد، و نه امکان ذخیره‌سازی آن در انبار برای روزهای مبادا وجود دارد. از این رو، اثربخشی مدیر نه از برنامه‌ریزی روی اهداف آرمانی، بلکه از تسلط کامل بر چگونگی مصرف دقایق و ساعت‌ها آغاز می‌شود.

زمان کمیاب‌ترین منبع است؛ تا زمانی که نتوانید زمان خود را مدیریت کنید، قادر به مدیریت هیچ چیز دیگری نخواهید بود.

بسیاری از کتاب‌های مدیریت سنتی توصیه می‌کنند که مدیر کار خود را با برنامه‌ریزی (Planning) آغاز کند. دراکر این دیدگاه را کاملاً وارونه و شکست‌خورده می‌داند؛ برنامه‌هایی که بدون درک واقع‌بینانه از زمانِ در دسترس نوشته شوند، صرفاً توهماتی بر روی کاغذ خواهند بود. چرخه اثربخش مهار زمان بر سه گام استوار است:

مدیر پس از ثبت صادقانه زمان، باید لاگ ساعات خود را در برابر سه پرسش بی‌رحمانه و نقادانه قرار دهد تا زمان‌های مرده را بیرون بکشد:

بخش بزرگی از زمان تلف‌شده مدیران ناشی از بی‌انضباطی فردی نیست، بلکه ریشه در نقص‌های عمیق ساختاری، نقص طراحی سازمانی و فقدان سیستم‌های عملیاتی دارد:

جلسات، بنا به تعریف، اعترافی به نقص در طراحی سازمان هستند؛ زیرا انسان یا باید جلسه بگذارد یا کار کند. امکان ندارد بتوان هر دوی این‌ها را هم‌زمان انجام داد.

خروجی دانش‌ورز خطی نیست. هشت بازه زمانیِ ۱۵ دقیقه‌ای در طول یک روز کاری، ارزش و کارایی معادل یک بلوک زمانیِ دو ساعته پیوسته را ندارد؛ در واقع ارزش آن تقریباً صفر است. در کارهای دانشی و حل مسائل غامض فنی یا استراتژیک، ذهن نیازمند حداقل ۴۵ دقیقه زمان گرم شدن برای رسیدن به وضعیت غوطه‌وری (Deep Work) است. هر وقفه یا نوتیفیکیشن، ذهن را به خانه اول بازمی‌گرداند.